认识快捷键
在Office里，有一种功夫，它不需要任何额外的装备，并且人人皆可练得；这种功夫，一旦你熟练地掌握了它，就能指掌翻飞于键盘之上，操作各种软件与无形之中，让工作效率倍增。。。这种神奇的功夫就是：快捷键！
提到快捷键，笔者必须推出两位代言人：他们分别是Ctrl+C和Ctrl+V。接触过计算机的人，几乎没有人不知道Ctrl+C和Ctrl+V这对“情侣键”。之所以称他们为“情侣”，是因为他们两个总是成对出现，其作用分别是“拷贝”和“粘贴”，这对“情侣键”真是无人不知，无人不晓，大名鼎鼎，人见人爱。用他们倆作为快捷键的代言人，真是再合适不过了！
快捷键，又称为“热键”，指通过某些特定的按键、按键顺序、或者按键组合来完成一个计算机操作。除了我们非常熟悉的:Ctrl+C（复制）和Ctrl+V（粘贴）这对知名快捷键外，在计算机中，还有很多很多功能各异的捷键；比如，在Excel中，按下F1键会弹出Excel的帮助窗口，这里的F1就是Excel软件的另一个“快捷键”。
需要说明的是，大部分快捷键并不只是对应着计算机键盘上的“单一”按键，而是对应着由几个按键组成的一个计算机按键组合（但一般不超过三个键），并且，多数快捷键通常与 Ctrl、Shift、Alt、Fn键、以及 Windows 操作系统下的 Windows 键（就是上面有一个Windows 标识的那个键）等配合使用。
例如，我们非常熟悉Windows操作系统的Ctrl+Alt+Delete这个快捷键组合，它就是由Ctrl、Alt和Delete三个键构成的“组合”快捷键，它的功能是弹出“Windows任务管理器”对话框，在Excel停止响应时，常常用它“杀死”计算机内存中的Excel程序。
我们会发现，在计算机中，一些快捷键在不同的软件中是通用的，比如Ctrl+C和Ctrl+V，几乎在所有的计算机应用软件中都能使用；然而，有些快捷键只能局限在某些特定的软件环境下才起作用，比如，在Excel中，按下Ctrl+1可以调出“设置单元格格式”对话框，而在Word中，却看不到任何效果。
快捷键根据其功能的作用范围，可以分为三种：分别是“操作系统级”快捷键、“应用程序级”快捷键、“控件级”快捷键。
1.1操作系统级快捷键
操作系统级快捷键可以全局响应，即不论当前鼠标的焦点在哪里、运行什么程序，按下时都能起作用。
比如按下PrtScr可以拷贝当前计算机屏幕上所显示的图像；按下Windows +D快捷键，会立即最小化当前正在使用的软件并弹出电脑桌面，这里的D是“Desktop”的意思。
有一个小笑话：妈妈好奇地问儿子，“孩子，为什么妈妈每次进你的房间时，都看见盯着电脑桌面啊……！？说的就是这个快捷键。
1.2应用程序级快捷键
应用程序级快捷键只在当前活动的（也就是正在使用中的）应用程序中起作用，当该快捷键所对应的应用程序不处于活动状态或在后台运行时，该快捷键就无效了。
比如在Excel 程序中，同时按下Ctrl+9会立即隐藏当前选中的行，而在Word应用程序中，这个快捷键就不起任何作用了。
1.3控件级快捷键
这种类型的快捷键只在某些“控件”中起作用。所谓控件，通俗地讲，就是在Excel等软件上用于“和用户交互”的各种按钮、选项、对话框等。
控件级快捷键只在“当前控件”上起作用。比如在在下图Excel“数据有效性”对话框中，，当用Tab键把选择的焦点转移到第一个检查框时，按下空格键可以“勾选”该检查框，再按一次空格会取消勾选；当鼠标光标的焦点位于下拉框时，按下空格键则会“展开”下拉框。
空格键的这种“勾选检查框”和“展开下拉框”的功能只能在“控件”中起作用。离开控件，空格键的这种功能便不复存在。
我们主要讲解“应用程序级别”的快捷键和“控件级别”的快捷键，这里所讲的“应用程序”，当然是指Excel；而这里所说的控件，也是指Excel软件中的各种对话框控件。本书的目的是让大家掌握绝大多数Excel快捷键功能和应用场景，在循序渐进中提高自己工作效率。
1.4快捷键与工作效率
微软把自家的Office软件称为“生产力套件”，如果这么说的话，那么Excel无疑是这“生产力”套软件中最重要的组件。作为天天和Excel打交道的我们，要提高我们“个人的生产力”，熟练掌握一些快捷键几乎是必需的。
快捷键能够减少双手在键盘和鼠标之间的切换次数，并能避免用鼠标一层层查找Excel菜单的繁琐。可千万别小看熟练使用快捷键为我们所节省的几秒的时间，作为天天和计算机打交道的我们，每天要有成千上万次的计算机操作，如果每天充分、有效地使用计算机快捷键，所节省出来的时间是非常可观的。此外，熟练使用计算机快捷键，能够提升计算机操作的连贯性，让你有一气呵成的感觉。
Excel快捷键如何提高我们的工作效率？还是让我们用一个简单的案例来说明吧。假设我们有下图所示含有10000（也许更多）行数据的工作表，现在需要对该数据表格做如下格式设置。
（1）选中整个数据区域、添加表格线。
（2）设置表头（第1行）文字为粗体，并设置表头背景为淡蓝色。
（3）把D列中错误地显示为整数的日期设置成正常的日期格式。
如果我们不使用或者不会使用Excel快捷键，可能会按照以下步骤来操作。
（1）选中A1单元格，向右拖曳鼠标选中第一行数据；保持鼠标左键按下状态，向下拖曳鼠标，一直向下，向下，再向下……直到把10000行数据全部选中。——这个过程大约需要40秒的时间。
（2）单击鼠标右键，在弹出的右键快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。此时弹出“设置单元格格式”对话框，选择“边框”标签，再选择“外边框”和“内部”边框按钮。——这个过程大约需要5秒的时间。
（3）再次选中A1单元格，向右拖曳鼠标选中第一行数据，选择“开始→字体→粗体”命令设置表头字体为粗体。——这个过程大约需要3秒的时间。
（4）接着选中“填充”标签，设置填充颜色为淡蓝色。——这个过程大约需要2秒的时间。
（5）选中D列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。弹出“设置单元格格式”对话框，选择“数字”标签，在该标签下，选择“类别”列表框中的“日期”选项，然后单击“确认”按钮关闭对话框。——这个过程大约需要3秒的时间
按照上面这样的操作步骤，完成任务总共用时40+5+3+2+3=53秒，需要花费将近一分钟的时间！
如果使用Excel快捷键，完成上述同样的任务，可以按照如下方法操作。
（1）将光标置于数据区域，按下Ctrl+A快捷键一次性选中整个数据区域。这个过程大约需要2秒的时间。
（2）按下Ctrl+1快捷键弹出“设置单元格格式”对话框，选择“边框”标签，单击“外边框”和“内部”边框按钮设置选中区域的边框。——这个过程大约需要3秒的时间。
（3）再次选中A1单元格，按下“Ctrl+Shift+右箭头”快捷键选择第一行含有数据的全部单元格。这个过程大约需要3秒的时间。
（4）按下Ctrl+B快捷键，设置表头字体为粗体。这个过程大约需要1秒的时间。
（5）选择“开始→字体→填充颜色”命令设置表头背景为淡蓝色。这个过程大约需要2秒的时间。
（6）选择D列，按下Ctrl+Shift+#快捷键，把D列设置为日期格式。这个过程大约需要2秒的时间。
使用快捷键完成这个任务，总共用时2+3+3+1+2+2=13秒。
通过以上务两种方法的对比，我们发现使用Excel快捷键后，完成任务所用的时间显著减少，从原来的53秒减少到了13秒。在我们的日常工作中，每天可能遇到成百上千次类似的操作，如果掌握了具体工作中常用的快捷键，节省的时间用Excel一定不难算出！
从某种意义上讲，职场也是一种江湖，要在江湖上混得开，也需要掌握“十八般武艺”。掌握了Excel快捷键，就类似于学会了江湖上的“无影手”绝招，能显著地提高自己的工作效率，能人之所不能。
1.5你学的不仅仅是快捷键！
Excel快捷键好处多多，但作为Excel的普通用户，如此众多的快捷键一下扑面而来，可能会为如何记忆和掌握他们而犯愁，其实，我们完全不必花大量的时间机械地记忆这些快捷键，在本书中，作者会给绝大多数Excel快捷键附加一个实战应用场景，让大家在情境中学习，让大家在学习Excel快捷键的同时掌握一些非常实用的Excel使用技巧。
为了让大家毫无压力、轻松地阅读本书，建议读者使用如下方法。
（1）首先浏览一下Excel快捷键列表，重点熟悉那些使用频率较高的快捷键，这里面可能有一些你已经很熟悉了的和不那么熟悉的快捷键，对于那些有些熟悉的快捷键，可作为复习加强记忆；而新接触的快捷键可以先混个“脸熟”，了解它们的功用，在这个过程中，你会时而发出感叹：“Excel原来还可以这样操作！”。
（2）在工作中尽量多地使用快捷键，尝试把一些鼠标和菜单操作用更快捷的Excel快捷键操作来替代。开始的时候，可能需要不断地查阅快捷键列表，但对于那些经常用到的Excel快捷键操作，几次后，我们会不自觉地记住它们。
据说有激进的表哥表姐为了改变自己过于依赖鼠标操作的工作习惯，干脆拔掉鼠标，Disable鼠标板，看来，有时真的需要对自己“狠”一点。
（3）逐渐掌握了一些Excel快捷键后，回过头来，回到步骤（1），再次浏览一下Excel快捷键列表，继续按照使用频率摘选一些有必要优先熟悉的快捷键，并对照书中的案例了解其功用，并在实践中应用它们。如此循环，直至达到你心中的目标。
在本书中，我在大多数的快捷键的说明中都附有快捷键的使用场合和使用方法的介绍，透过书中介绍的实例，让大家不但在情景中学习到Excel快捷键，还能学到很多与相关快捷键对应的Excel技巧。
我并不建议大家一边阅读本书一边操作计算机，个人认为这样可能会影响大家的阅读兴趣和阅读进度，我建议大家抛开计算机，像阅读故事书一样阅读本书，根据书中案例所提供的“故事情节”，在头脑中想象一下按下这些快捷键时的感觉以便加深理解和记忆，这也算情景学习法吧。
Excel快捷键初看上去给人的感觉是单调，枯燥，其实，真实情况不是这样的，试想，你会觉得Ctrl+F（“查找”的快捷键）枯燥吗？某项知识之所以让你感觉枯燥，是因为你暂时没有发现它在实战应用中的意义。在本书中，各种结合实际情景的快捷键介绍不但不会让你感觉枯燥，甚至会让你感受到其中的乐趣。
Excel快捷键并非毫无规律，比如在Excel中，选择全部数据区域的快捷键Ctrl+A中的A代表All；设置字体为粗体的快捷键Ctrl+B中的B代表“粗体（Bold）”，拷贝的快捷键Ctrl+C中的C代表“拷贝（Copy）”……
当然也有例外：粘贴的快捷键Ctrl+V中的V虽然不代表“粘贴（Paste）”，但是，我们仔细观察键盘会发现，字母C和V是“邻居”，拷贝完毕，紧接着的操作通常是“粘贴”，因此用Ctrl+V代表“粘贴”，让我们轻轻移动手指就能完成这个操作，真是太“方便群众”了！在本书中我会带大家探索很多这样的“规律”。
很多Excel快捷键是上下文相关的，通常，我们看到别人分享的Excel快捷键列表，往往有在Excel中一个个验证的冲动，但是，如果我们对Excel的使用不是很了解的话，会发现，很多Excel快捷键看不到任何效果，其实这并不奇怪。因为在Excel中，很多快捷键都是上下文相关的，没有上文怎么会有下文？这正像没有Ctrl+C（复制），怎么能见到Ctrl+V（粘贴）？！
学习Excel快捷键，必须结合实例效果才能更好，这也是本书创作的指导思想之一。
职场就是江湖，Excel快捷键就是秘密武器，我们在操作Excel，双手在键盘上上下翻飞，练就“无影手”绝技”时，一定会体会到那种“不会武功，也能笑傲江湖”的感觉”，让我们共同努力！
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