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Excel+Visio,根据表格自动生成跨职能流程图,还能用图标标记流程状态

Excel+Visio,根据表格自动生成跨职能流程图,还能用图标标记流程状态

正文共:1332 字 21 图

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Visio是Office软件系列中的负责绘制流程图和示意图的软件,创建具有专业外观的Visio图表,以便用户更好地理解和分析。

 

企业管理中,业务流程在不同部门间流转,涉及提出、审核、审批、执行和备案等环节,大多数用户都是用手动绘制的方法,费时费力。今天我会展示Visio的数据可视化工具模板,能根据Excel数据自动生成Visio跨职能流程图。

 

Visio 还支持 Visio 图表和 Excel 工作簿间的双向同步。不仅可以通过编辑 Excel 中的数据并刷新 Visio 中的图表来创建流程图,还可以对 Visio 图表进行更改,然后更新图表中的 Excel 数据。 

 

目前使用数据可视化工具模板的功能仅适用于微软的Visio 计划 2 ,具体可以查看官网

https://products.office.com/zh-cn/visio/flowchart-software

1

 

手工绘制流程图

在Visio中,选择“基本流程图形状
 
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将对应形状拖动到画布中,鼠标移到图形上,上下左右各自出现箭头,单击可以增加新的形状,并且连接线自动生成。
 
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跨职能流程图也是用拖拽方法,添加“泳道”和“阶段”。

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2

 

Excel数据自动生成流程图

如果你有Excel表格记录流程对应的信息数据,可以使用数据可视化工具模板,自动创建详细精美的 Visio 流程图。还支持 Visio 图表和 Excel 工作簿间的双向同步。
 
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1、数据准备
准备好记录流程信息的数据表格,蓝色字是跨职能流程图必须字段。
 
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2、选择模板
在Visio的模板库中选择数据可视化模板,可以选择 “基本流程图-数据可视化工具“、”跨职能流程图-数据可视化工具” 或 “审核图表-数据可视化工具“。

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3、完成向导
根据“从数据创建关系图”向导,依次选择对应字段名称。
向导1-连接Excel文件
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向导2-设置泳道和阶段字段
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向导3-设置步骤ID、描述和形状字段
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向导4-选择形状
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向导5-设置流程衔接字段
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最后可以自动生成如下跨职能流程图。

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4、添加图标
可以添加其他字段到流程图上,用图标集显示每个步骤对应的状态。
 
Excel+Visio,根据表格自动生成跨职能流程图,还能用图标标记流程状态

选择“数据图形”样式,通过“配置”实现自定义显示。

Excel+Visio,根据表格自动生成跨职能流程图,还能用图标标记流程状态

添加图标效果的跨职能流程图如下。
 
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5、数据更新。
如果Excel数据更新,在 Visio 中,单击图表容器,以启用功能区中的“数据工具设计”选项卡,然后选择“刷新图表”。
 
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操作动图如下
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不仅可以通过编辑 Excel 中的数据并刷新 Visio 中的图表来创建流程图,还可以对 Visio 图表进行更改,选择“更新源数据”,自动更新图表中的 Excel 数据。如果 Excel 工作簿位于计算机或网络文件服务器中,请务必将其保存和关闭。

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